Règlement de médiation

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CHAPITRE I: DISPOSITIONS GENERALES

Article 1 : Champ d’application 

Le présent règlement a pour objet d’aider les personnes physiques et morales à régler leurs litiges à l’amiable au moyen de la médiation.

La médiation est mise en œuvre à la demande de l’une des parties lorsqu’elles en sont convenues aux termes de leur contrat.

Elle est également mise en œuvre à la demande des parties lorsqu’elles en conviennent à la naissance du litige.         

La médiation peut être aussi mise en œuvre à la demande d’une partie qui souhaite voir la CACI proposer cette médiation et si l’autre partie ne s’y oppose pas.

Toute médiation conduite sous l’égide de la CACI emporte adhésion des parties au présent règlement.

 

CHAPITRE II    INTRODUCTION DE LA PROCEDURE

Article 2 : Demande de médiation

Le Secrétariat Général de la CACI est saisi, à la demande des parties ou de l’une d’elles, d’une requête de médiation en autant d’exemplaires qu’il ya de parties adverses, plus deux exemplaires pour le médiateur et le Secrétariat Général de la CACI.

La requête de médiation doit indiquer succinctement :

1. l'objet et les moyens de sa demande,

2. l'évaluation chiffrée de celle-ci,

3. les noms et adresses des parties et en indiquant s'il est souhaité que le médiateur soit désigné par les parties après concertation et le cas échéant le nom du médiateur proposé.

Le Comité technique est alors informé de la procédure engagée, et tenu au courant  des mesures prises, envisagées ou proposées pour en assurer la mise en œuvre jusqu’à son terme.

 

Article 3 : Notification de la médiation

1.  Médiation en présence d’une clause de médiation

Lorsque le Secrétariat Général de la CACI est saisi par une partie qui invoque l’existence d’une clause de conciliation ou de médiation stipulée au contrat objet du litige, il notifie aussitôt la requête à l’autre partie et l’informe de la mise en œuvre de la médiation.

Il lui transmet le présent règlement et lui assigne, à compter de la notification de la demande médiation, un délai de dix (10) jours pour faire part de ses observations

 

2.  Médiation en l’absence d’une clause de médiation

Dès que le Secrétariat Général de la CACI enregistre la requête de médiation, il informe aussitôt l’autre partie et lui propose la mise en œuvre de la médiation. Il lui transmet le présent règlement et lui assigne, à compter de la notification, un délai de dix (10) jours pour répondre à la proposition.

 

Article 4 : Réponse à la demande de médiation

1. En présence d’une clause de médiation

Dès réception des observations de l’autre partie ou à l’expiration du délai prévu à l’article 3.1 ci-dessus, le Secrétaire Général de la CACI invite dans les plus brefs délais les parties à une réunion en vue de la désignation du médiateur.

 

2. En l’absence d’une clause de médiation

En cas d’accord de l’autre partie, le Secrétariat Général de la CACI informe la partie initiatrice de la procédure et invite dans les plus brefs délais, les parties à une réunion en vue de la désignation du médiateur.

En cas de refus explicite de la proposition de médiation ou en l’absence de réponse à l’expiration du délai prévu à l’article 3.2 ci-dessus, le Secrétariat Général en informe la partie qui l’a saisi. Il clôt le dossier  et procède à la radiation de la procédure.

Les frais d’ouverture de dossier versés lui restent acquis.

 

CHAPITRE III:   LE MEDIATEUR

Article 5 : Désignation du médiateur

Dès l’accord des parties sur la médiation ou lorsque le contrat contient une clause de d’adhésion au présent règlement, le Secrétaire Général de la CACI invite dans les plus brefs délais les parties à une réunion, à l’expiration des délais fixés aux articles 3.1 et 3.2 ci-dessus, en vue de la désignation du médiateur.

Le médiateur est désigné d’un commun accord par les parties, en fonction de la nature du litige, eu égard notamment à son expérience, à sa compétence professionnelle.

A défaut d’un accord dans les quinze jours qui suivent la réunion en vue de la désignation du médiateur, le Secrétaire Général de la CACI désigne un médiateur conformément à l’alinéa 1 ci-dessus.

 

Article 6: Indépendance, neutralité et impartialité du médiateur 

Le médiateur doit être impartial et indépendant à l’égard des parties. Avant son entrée en fonction, il signe une déclaration d'indépendance aux termes de laquelle il n'existe pas selon lui, de circonstances de nature à affecter cette indépendance.

Si cette déclaration, communiquée aux parties, est contestée par l'une d’elles, le Secrétariat Général  procède à une nouvelle nomination de médiateur.

Si, au cours du processus de médiation, le médiateur constate l’existence d’un élément de nature à mettre en cause son indépendance et/ ou son impartialité, il en informe les parties et le Secrétariat Général. Sur accord écrit des parties, il poursuit sa mission.

Dans le cas contraire, il suspend la médiation. Le Secrétaire Général procède au remplacement du médiateur.

 

Article  7 : Remplacement du médiateur

Il y a lieu à remplacement d’un médiateur en cas de décès, de déport dûment accepté, d’empêchement, de démission ou de demande de toutes les parties.

Il y a également lieu à remplacement d’un médiateur à l’initiative du comité technique, sur rapport du Secrétariat Général, lorsque celui-ci constate que le médiateur est empêché pour une raison de droit ou de fait d’accomplir sa mission, ou qu’il ne remplit pas ses fonctions conformément au présent règlement ou dans les délais impartis.

Dans ce cas, le Secrétariat Général invite le médiateur et les parties à lui présenter leurs observations écrites dans un délai de cinq (05) jours qu’il transmet aussitôt au Comité technique. Le Comité technique se prononce dans un délai de dix (10) jours à compter de la réception desdites observations. Il est procédé alors à la désignation d’un nouveau médiateur conformément à l’article 5 ci-dessus.

 

Article 8 : Missions du médiateur et déroulement de la médiation

Le médiateur aide les parties à rechercher une solution négociée à leur différend. Guidé par les principes d’impartialité, d’équité et de justice, et dans le souci du respect des intérêts de chacune des parties, il est maître des modalités d’exécution de sa mission.

Il impartit aux parties un délai pour faire valoir leurs arguments. S’il l’estime utile, il peut entendre les parties séparément, après avoir reçu leur accord de principe. Dans ce cas, il veille à assurer un équilibre de traitement entre toutes les parties et à faire respecter la confidentialité du processus.

Il peut effectuer toutes recherches susceptibles de l'éclairer entendre.

Il fixe en accord avec les parties le lieu de la tentative de médiation.

Les parties, si elles le jugent utile, peuvent se faire assister par un conseil de leur choix.

La durée de la médiation ne doit pas excéder trois mois à compter de la date de nomination du médiateur.

Ce délai ne peut être prolongé par le Secrétariat Général que sur demande motivée du médiateur avec l'accord des parties sans toutefois excéder cinq (5) mois.

Le comité technique peut, à la demande du médiateur, mais toujours confidentiellement l’aider dans ses recherches à obtenir des renseignements techniques et/ ou juridiques précis ou nécessaires à la solution du litige.

 

Article 9 : Confidentialité

La médiation a un caractère confidentiel que toute personne y participant à un titre quelconque est tenue de respecter.

 

CHAPITRE IV: L’ACCORD ET LA FIN DE LA MEDIATION

Article 10: L’accord et le document final

Lorsque la médiation aboutit à un accord entre les parties, celui-ci fait l’objet d’un écrit, signé par les parties. Ce document qui prend le nom de protocole d’accord, contient les engagements précis pris par chacune des parties.

Les parties sont liées définitivement par cet accord qui ne peut en aucune façon être remis en cause. L’accord demeure confidentiel, sauf si sa mise en œuvre ou son application impose sa révélation

Ensuite, le médiateur dresse et signe avec les parties, un procès-verbal qui constate qu’un accord entre les parties est intervenu et il adresse une copie au Secrétariat Général, qui en informe le comité technique.

Si la médiation n’aboutit pas à un accord entre les parties, le médiateur consigne cette absence d’accord dans un procès-verbal non motivé, dit de non-médiation ou de non-conciliation. Il adresse l’adresse au Secrétariat Général qui le transmet au comité technique pour information.

 

Article 11 : Fin de la médiation

Lorsqu’un accord est intervenu, la médiation prend fin par la signature par les parties, le médiateur et le Secrétaire Général du protocole d’accord qui contient les engagements de chacune des parties.

Lorsque la médiation n’aboutit pas à un accord, la médiation prend fin par la notification écrite par le médiateur du procès-verbal de non-conciliation ou de non-médiation au Secrétariat Général de la CACI.

Si une des parties, quoique régulièrement convoquée ne se présente pas, la médiation prend fin par la notification écrite par le médiateur de ce fait au Secrétariat Général de la CACI, qui en informe le comité technique.

Chaque partie peut à tout moment refuser de poursuivre la médiation. Dans ce cas ce refus est notifié par écrit au Secrétariat Général et au médiateur s’il est déjà désigné, par la partie qui en prend l’initiative. La médiation prend fin et le Secrétariat Général en informe le comité technique.

 

Article 12 : Frais de médiation

1. Les frais de la médiation comprennent les frais administratifs et les honoraires du médiateur. Ils sont fixés en fonction du barème des frais annexé au présent règlement.

En cours de procédure et avant la rédaction du document final, le Secrétariat général établit l’état des frais de procédure et le notifie par écrit aux parties.

2. Les honoraires du médiateur sont supportés par les parties, à parts égales. Si une partie n'a pas versé dans le délai prescrit la part qui lui incombe, l'autre partie peut verser à sa place cette seconde moitié de provision A défaut d’un tel versement, la procédure est suspendue et après 01 mois radiée du rôle de la CACI. La suspension et la radiation suspendent le délai de procédure. Les sommes déjà versées ne peuvent donner lieu à remboursement, sauf lorsqu’il s’agit du refus de versement de la provision initiale.

Néanmoins elles demeurent libres de prévoir entre elles une répartition différente dans le cadre de la conciliation.

Toutefois, le versement ultérieur de la provision par la partie défaillante ou l’autre partie, entraine la remise de l’affaire au rôle. Il appartient aux parties en accord avec le Secrétariat Général de la CACI de déterminer les conditions de cette remise au rôle.

 

Article 13 : Examen préalable du protocole d’accord

Tout projet de protocole d’accord, avant sa signature, est transmis au Secrétariat Général de la CACI.

Le Secrétariat Général peut faire des observations de forme sur le projet de protocole d’accord. Ces observations ne lient pas le médiateur.

 

Le texte définitif est soumis à la signature des parties, du médiateur et du Secrétaire Général, qui le notifie aux différentes parties après que toutes les provisions auront été payées.

 

Article 14 : Interdictions

Le médiateur ne peut pas être désigné en tant qu’arbitre, ni intervenir à quelque titre que ce soit (expert, représentant ou conseil d’une partie), dans une procédure judiciaire ou arbitrale relative au litige ayant fait l’objet de la procédure de médiation, sauf à la demande écrite de toutes les parties. Les parties ne peuvent le citer comme témoin dans une telle procédure sauf accord entre elles.

Les parties s’interdisent dans une procédure judiciaire ou arbitrale de faire état :

- des vues exprimées ou des suggestions faites dans le cadre d’une solution amiable

- des propositions du médiateur

Les parties s’engagent à ne pas faire état comme élément de preuve, dans une procédure arbitrale ou judiciaire :

- des vues exprimées ou des suggestions faites dans le cadre d’une solution amiable

- des propositions présentées par le médiateur ;

- du fait que l’une d’entre elles ait indiqué qu’elle était prête à accepter une proposition d’accord présentée par le médiateur.

 

CHAPITRE V : DISPOSITIONS FINALES

Article 15 : Médiation précédent un arbitrage

Dans l’hypothèse où les parties ont également convenu de recourir à l’arbitrage dans le cadre du règlement d’arbitrage de la CACI, il appartient le cas échéant, à toute partie intéressée, de mettre en œuvre la procédure d’arbitrage, dès lors que la médiation aura pris fin pour l’une des raisons évoquées à l’article 11 ci-dessus.

 

Article 16: Entrée en vigueur

Le présent règlement a été adopté par le Conseil d’Administration en sa réunion du 19juillet 2012 et entre en vigueur à compter de cette date.